Un poco de historia

Antes de brindarte estos tips para hacer eficiente el uso de tu email, es bueno conocer algunos datos. El primer correo electrónico o email se envió en 1961 y fue hasta 1971 que se crea la famosa @ en manos de Ray Tomlinson, un ingeniero de BBN Technologies. En ese entonces no contaban con el éxito que tendría y lo que facilitaría la comunicación instantánea, fácil y de bajo costo. 

Aunque ahora contemos con aplicaciones como Messenger o WhatsApp para mensajería instantánea, por mencionar algunas, para cualquier cuenta que queramos abrir necesitamos un correo electrónico. 

En el trabajo, diariamente nos llegan varios correos y enviamos nosotros también una gran cantidad. 

Por ejemplo, en 2018 la empresa especializada en estadísticas Statista¹, reportó que, en 2018 se enviaron y recibieron, aproximadamente, 281 mil millones de correos electrónicos todos los días en todo el mundo y que para 2023, posiblemente, esa cifra aumentaría a más de 347 mil millones de correos electrónicos diarios.

De todos esos correos que recibimos y a los que tratamos de dar respuesta diariamente, no vas a leer ni la mitad, a menos que inviertas buena parte de tu tiempo. Y peor aún, si llegamos a estar de vacaciones o descuidamos la bandeja, cuando volvemos a verla podríamos llegar a un número importante de correos que por supuesto, tampoco vas a ver.

De esa lista, de 100 correos supongamos ¿qué es lo que decides abrir? Aquí va una guía para hacerlo eficiente:

Subject o título

Está comprobado que más de 7 palabras en un título es difícil de leer, requiere más tiempo y terminas descartándolo o por el contrario es un correo que dice: “Comprobante Fiscal”, “Tu pedido llegó”, “Oferta imperdible del 50%” y le diste clic de inmediato y es un pishing² que quiere obtener información tuya (revisa el tema de Evita Ciberataques en nuestro blog).

TIP: Al escribir un email piensa en un título corto y atractivo que indique la intención del mail, ejemplo: “Reporte de Impacto Social 2022” si a quién va dirigido ya conoce el tema podrías abreviar más: “Reporte IS 2022”. ¿Qué pasa si es un cliente externo que recibe cientos de correos de distintos proveedores o eres tu quién necesita diferenciar a ese cliente? Ejemplo: “Reporte IS Impactuando 2022”. Facilítalo principalmente para ti, ya que si posteriormente lo buscas, será más sencillo recordar algo corto. 

Remitente

A veces en automático abrimos correos que no vemos de quién vienen, solo porque el título resulta atractivo. Y también por ahí puede haber un ciberataque. 

TIP: Abre solo correos de remitentes que conozcas; posiblemente lleguen correo nuevos pero si eres cuidadoso con al leer el título y el remitente podrás ahorrar tiempo y evitar un virus en tu computadora. Si tu eres el remitente, asegúrate de a quién estás enviando el correo, no sea que tengan el mismo nombre y te confíes y no lo enviaste al indicado.  

Cuerpo del texto

El mensaje es muy importante, porque en la bandeja de entrada, si el título no es lo suficientemente bueno, la primer línea que se lea te va a dar más datos de lo que se refiere. Personalízalo con el nombre de a quién te diriges y describe el motivo del email. Ya después puedes escribir más datos o una descripción más larga.

TIP: Procura ser breve y específico en ese primer párrafo, ejemplo: “Anexo encontrarás el reporte solicitado para revisión”. 

Archivos adjuntos

¿A quién no le ha pasado que por la prisa enviaste el correo y olvidaste adjuntar los archivos? Si te diste cuenta en el momento, lo corriges y mandas otro mail de inmediato, pero si no lo hiciste y diste por hecho que ya lo enviaste y el que lo recibió tardó en ver el mail y no venía el adjunto ya perdieron tiempo valioso. 

TIP: Al mencionar en el cuerpo de texto que envías archivos adjuntos, agrégalos en ese momento para que no los pierdas. Revisa también que sean los archivos correctos y las últimas versiones, no sea que envíes algo de otro cliente o un archivo anterior.  

La firma

Actualmente ya no basta con escribir tu nombre, si somos de una empresa nos proporcionan un archivo de la firma con logotipo de la empresa, nuestro nombre y apellido, el correo electrónico, teléfonos de contacto, página web y una leyenda de los legales. 

TIP: si no te han proporcionado ese archivo solicítalo o ármalo tú para que lo puedas tener fijo en tu correo. Procura que sea legible y que no sea un archivo tan grande que estorbe. 

ABC que nunca está de más

1. Responder sobre el mismo email, solo si es de mismo tema, de esta manera podrás llevar un historial de la conversación. Si vas a tratar un tema diferente, escribe un nuevo mail que tenga ese título.
2. Verificar que hayas dado enviar y que no se quede en la bandeja de salida o borradores. 
3. Avisar al remitente en un chat, una llamada o en persona, que le enviaste un mail. Así lo tendrá presente para poder revisarlo. 

Escrito por: Alma Rosa Sánchez, Diseño y Comunicación Visual / PSM- Impactuando

Categorised in: Comunicación, Comunicación Organizacional

Redacción: Impactuando